Je moet kort op de bal zitten

- Amaris Zorggroep

Amaris biedt in de Gooi en Vechtstreek thuiszorg, tijdelijk verblijf en wonen met zorg aan. Dat gebeurt in dertien woonzorglocaties, waaronder een locatie voor revalidatie en herstelzorg. Amaris heeft 2.250 medewerkers en achttien wijkteams.

Amaris heeft als doel mensen die zorg en ondersteuning nodig hebben, dusdanig te helpen dat zij het leven kunnen leiden zoals zij dat zelf wensen.

Visie op management control

Volgens Meeder is management control belangrijk voor elke organisatie: ‘Het is noodzakelijk voor ieder bedrijf om

bovenop de cijfers te zitten. In het verleden deden wij dat via kwartaalrapportages. En nu werken we met maandelijkse integrale rapportages. Dus dat betekent ook maandelijks management control en bijsturing. Je moet echt kort op de op de bal zitten. Ik zie het breed: management control is niet alleen gericht op controleren en bewaken, maar ook op vragen als: hóe gaan we bijsturen, bij welke onderdelen moet de bezetting omhoog en waar loopt het proces niet goed? Het heeft betrekking op de hele organisatie en niet alleen op de boekhouding.’

Past control

Toen Arnoud net startte was Amaris een totaal andere organisatie. ‘Het was toen kleiner en overzichtelijker. Veel bedrijfsonderdelen waren nog niet ontwikkeld: er was geen HR en er was nog geen email of internet. Een paar computers hadden we…dat was het wel zo’n beetje. De boekhouding was statisch en overzichtelijk. Er waren wat kaders voor de kostenbegrotingen en er was een heel primitieve vorm van registratie van het aantal bedden. Daarna hebben we veel fusies en overnames gehad. Sindsdien is er heel veel veranderd, ook in de wet- en regelgeving. Er zijn veel meer financieringsstromen en veel meer loketten. En ook veel meer informatiebehoefte uiteraard. Informatiebehoefte van buiten maar ook vanuit de eigen organisatie. Het was een mooie uitdaging om de organisatie daarvoor klaar te stomen.’

Present control

Op dit moment werken er bij Amaris Zorggroep 200 ondersteuners, deels parttime. Dus op ieder gebied, van kwaliteit tot BI, en van control tot recruitment en verzuim. Arnoud: ‘Het is veel gespecialiseerder geworden, enerzijds omdat je veel meer met professionals werkt en anderzijds omdat de zorg steeds complexer is geworden. Daardoor groeit de informatievraag. De beweging die ik zie is dat het vroeger vooral ging om digitaliseren van de ondersteunende processen en dat er nu veel meer tijd en investeringen gaan naar robotisering en domotica. Tijdens Corona is Amaris Zorggroep begonnen met beeldzorg en dat willen we verder uitrollen.

Op het moment dat je het primaire proces gaat digitaliseren, moet je ervoor zorgen dat je de uren die besteed worden aan ‘digitale zorg’ op een eenvoudige manier kunt registreren en declareren. Je wilt dat zowel facturatie als declaratie verbonden zijn met het primaire digitale zorgproces.

Bellemakers vervolgt: ‘We prognosticeren eens per maand en maken iedere maand een uitgebreide rapportage. We hebben dit jaar gekozen voor een stramien waar we eerst uitgebreid rapporteren, dan beknopt rapporteren en daarna weer uitgebreid rapporteren.

Dus om de maand is er een beknopte, soort dashboard-achtige rapportage. We hebben die keuze onder meer gemaakt om niet iedere maand de prognose bij te hoeven stellen.’

Inzicht

Amaris ontwikkelt stapsgewijs, aldus Arnoud. ‘We zijn eerst begonnen met het delen van de bezettingscijfers van de afgelopen periode en van de komende weken, zodat ieder team en iedere locatie weet: dit gaat de zorgvraag worden. En nu zijn we bezig met een ingenieus model waarin we alle belangrijke factoren, zoals verzuim en uitstroom, samenvoegen in een groot datamodel, zodat we straks ook iets kunnen zeggen over de verwachte zorgvraag en de handen aan het bed voor iedere locatie. Een belangrijke eerste stap. De volgende zou bijvoorbeeld kunnen worden dat we vanuit ziekenhuizen eerder informatie ontvangen. Wij helpen ook heel veel cliënten die eerst in ziekenhuizen aan hun knie of heup behandeld worden, dan bij ons revalideren en daarna naar huis gaan. Het is nu afwachten of er veel instroom uit het ziekenhuis komt of juist weinig. Dergelijke informatie uit de zorgketen wil je liever eerder hebben zodat je tijdig weet dat er over twee maanden bijvoorbeeld minder instroom gaat komen vanuit de ziekenhuizen. Dan kun je misschien weer klanten via huisartsen binnenhalen.’

‘Je hebt veel bronsystemen of applicaties nodig voor het verzamelen van goede toekomstgerichte informatie’

Goede planning

Naast digitalisering is het vormgeven van de sturing belangrijk voor de toekomst van Amaris, vertelt Arnoud. ‘Dat betekent bijvoorbeeld dat wij, op het moment dat wij de bezetting gaan plannen van onze locaties en de thuiszorg, ook weten welke medewerkers de komende maanden met pensioen gaan en welke nieuwe leerlingen er gaan instromen. En dat we onze verwachtingen voor wat betreft een griepgolf of coronabesmettingen kunnen meenemen. Dat geeft een beeld van hoeveel handen we de komende weken en maanden hebben en dat leidt tot een goede planning en uiteindelijk ook tot goede financiële resultaten. Dat geeft ook het belang van management control aan. Je kunt daarmee tijdig problemen voorzien en bijsturen. Op dit moment sturen we vooral bij op basis van de cijfers van de afgelopen maand.’

Op weg naar future control

De grootste uitdagingen van Amaris zitten volgens Arnoud in de cultuur en het verzamelen van toekomstgerichte informatie. ‘Het is nu nog heel veel verantwoorden en terugkijken. Dat geldt voor ondersteuners, en soms ook wel voor financials. Die hebben moeite om te bepalen hoe ze om moeten gaan met data die nog niet zeker zijn. Je hebt ook heel veel bronsystemen of applicaties nodig voor het verzamelen van goede toekomstgerichte informatie. Dat is een uitdaging, want ieder personeelssysteem op de markt kan wel iets zeggen over de instroom of aantallen FTE over de laatste 3 maanden, maar zo’n systeem kan niks zeggen over de verwachte in- of uitstroom over de komende periode. Dat betekent dat je zelf met schattingen moet gaan werken of via Excel een prognose moet gaan maken.’ Arnoud vult aan: ‘Ik denk dat Corporate Planner beter in staat is dan andere applicaties om iets over de toekomst te zeggen. De naam zegt het eigenlijk al.’

Oplossingen

Amaris werkt aan oplossingen voor alle uitdagingen. Arnoud: ‘Om te beginnen met het tijdgebrek: we zijn bezig om onze rapportagecyclus te versimpelen en te verbeteren. Voor wat betreft de applicaties: in ons datawarehouse kunnen we per definitie de toekomst niet laten zien. We werken nu via Power BI aan het capaciteitsmanagementmodel waarin we de zorgvraag kunnen relateren aan onze zorginzet. Daar hebben we zelfs iemand voor ingehuurd. Ik hoop dat we in de loop van de komende maanden iets kunnen laten zien naar de organisatie toe. En zo zetten we telkens een stap vooruit.’