We zitten op een schat aan data
- Groenhuysen
Groenhuysen is ontstaan in 1993 uit een fusie tussen Charitas en diverse bejaardencentra uit de buurt.
Groenhuysen is voornamelijk actief in Roosendaal, maar heeft ook centra voor wonen & zorg in de regio’s Rucphen, Halderberge en Moerdijk. Bij de organisatie werken ongeveer 2300 medewerkers en 1300 vrijwilligers die zich dagelijks inzetten voor de 4000 cliënten van Groenhuysen. De visie van Groenhuysen luidt: ouder worden, jezelf blijven!
Groenhuysen heeft uitstekend verzorgde woonvoorzieningen, maar levert ook thuiszorg. Joost Bellemakers heeft eerst gewerkt als accountant en manager audit voordat hij is gaan werken bij Groenhuysen. Zijn doctorandus, registeraccountant (RA) en bedrijfskunde (MhBA) opleidingen allemaal aan de Erasmus universiteit.
Visie op management control
Volgens Bellemakers is management control van wezenlijk belang voor organisaties. ‘Je ziet dat er grip komt op de cijfers als je een behoorlijke stafdienst inricht rondom de financiën. Je zou kunnen denken dat de zorgsector wat stoffig is, maar dat is echt niet zo. De wet- en regelgeving verandert voortdurend. Dat heeft implicaties voor je opbrengstverantwoording en voor je hele financiële verantwoording. Welke budgetten zijn er op welk moment beschikbaar en hoe monitor je goed hoe het met de uitputting van die budgetten staat? Heb je een productieplafond en beweeg je richting het plafond of blijf je eronder? Ontstaat het risico dat je niet gefinancierde zorg aan het leveren bent? De financiële functie is belangrijk om grip te houden op de realisatie van je doelstellingen.’
Management control is niet alleen van toepassing op financieel gebied, maar ook op medewerkersvlak, productievlak en zorgindicatoren,’ aldus Bellemakers. ‘Je wilt weten: waar gaan we voor en wat zijn onze doelstellingen? En daar wil je dan periodiek op rapporteren, zodat je ziet hoe je ten opzichte van de doelstellingen ontwikkelt. Het mag geen black box worden. Je kunt niet zeggen: ik stel aan het eind van het jaar de jaarrekening op en dan zien we wel waar we uitkomen. Dan heb je geen grip en dat is niet duurzaam.’
Past control
Toen Bellemakers in dienst kwam bij Groenhuysen was de basis al grotendeels in orde. ‘Maar er was wel wat onrust in de financiële functie,’ aldus Bellemakers. ’Er waren verschillende mensen vertrokken, en er zat een team op financiën dat de focus een beetje kwijt was. Men vroeg zich af: welke taken liggen nou allemaal in de financiële functie en wie doet daarin wat? Toen ik binnenkwam was mijn duidelijke opdracht om weer richting te geven aan de financiële functie binnen Groenhuysen. De faciliteiten waren er wel en de inrichting was er ook, maar met name de structuur ontbrak. Met mijn team heb ik er de eerste drie jaar hard aan gewerkt om dat vorm te geven.
In dat traject zijn we ook overgestapt van de begrotingstool die we eerst hadden naar de Corporate Planner van CP-FM. Zo konden we het model dat we al hadden opnieuw vormgeven. Dat maakte het makkelijker om mensen aan te haken. Een nieuwe, moderne tool met als basis de historie, die een beetje verloren was gegaan met het vertrek van een aantal medewerkers.’
Present control
Volgens Bellemakers is in het heden de basis méér dan op orde. ‘We hebben processen voor alles wat je van een instelling van onze omvang mag verwachten. We hebben het goed ingericht.
Ik denk dat we ook goed zijn in het presenteren van informatie op dashboards. Een locatiemanager kan op ieder moment zien hoe het staat met zijn personele inzet en de ontwikkeling van het verzuim. En eens per maand kunnen ze precies de financiën zien, ook specifiek voor hun eigen locatie. We hebben een normbegroting die we iedere maand opnieuw opmaken, afhankelijk van de bezetting op locatie. Je kunt dan heel goed spiegelen: als dit mijn bezetting is geweest, dan had ik al zoveel medewerkers in mogen zetten. En hoeveel heb ik er werkelijk ingezet? Dus we hebben wel heel goede handvatten voor onze managementinformatie. We ontsluiten eigenlijk uit alle systemen alle gegevens naar ons datawarehouse. De dashboards die daaruit voortkomen zijn op onderdelen real-time, maar ook wel wat beschouwend. Hoe staan we er nu voor en wat betekenen de gebeurtenissen uit de afgelopen maand?’
‘We hebben heel goede handvatten voor onze managementinformatie’
Bellemakers vervolgt: ‘We prognosticeren eens per maand en maken iedere maand een uitgebreide rapportage. We hebben dit jaar gekozen voor een stramien waar we eerst uitgebreid rapporteren, dan beknopt rapporteren en daarna weer uitgebreid rapporteren.
Dus om de maand is er een beknopte, soort dashboard-achtige rapportage. We hebben die keuze onder meer gemaakt om niet iedere maand de prognose bij te hoeven stellen.’
Management control in de toekomst
Voor management control in de toekomst ziet Bellemakers dat er kracht zou zitten in het aan elkaar knopen van data en daarin patronen te herkennen. ‘Er zou dan bijvoorbeeld verklaard kunnen worden waarom locatie A het beter doet dan locatie B en wat de factoren zijn die dat veroorzaken. Niet per se alleen op financieel vlak; het zou ook over cliënttevredenheid kunnen gaan of over de risico-indicatoren op de zorg. Wat maakt nou dat jij goede zorg levert aan onze doelgroep? Dan kunnen locaties ook van elkaar leren. Stevig inzetten op benchmarking. Ik denk dat daar nog wel een heel gebied te winnen is. We zijn nu allemaal best nog traditioneel in hoe we daarnaar kijken.’
Bellemakers herkent de behoefte om vooruit te kijken als het gaat om de begroting. Hij vindt dat Groenhuysen daarin voorop loopt: ‘De prognose hebben we wel, want we maken iedere maand de prognose voor de rest van het jaar. Daarin lopen we denk ik echt wel voorop als je dat vergelijkt met de gemiddelde VVT-instelling. Maar ook bij ons is daar nog wel in te winnen. We zitten op een schat van data en daar halen wij zeker nog niet het maximale uit. Hoe interessant zou het zijn als je kunt voorspellen wanneer ergens issues ontstaan, voordat het zover is? Dat je kunt bijsturen voordat het feitelijk uit de hand loopt? Ik zal niet zeggen dat je met data alles kunt voorspellen, maar ik denk dat er meer voorspellende waarde in onze data verstopt zit dan waar we nu gebruik van maken.’