Wij willen cliënten een mooie dag bezorgen
Wij willen cliënten een mooie dag bezorgen
IJsselheem biedt ondersteuning aan ouderen met wonen, zorg en welzijn in de regio’s Kampen, Zwolle en Zwarte waterland. Na een opleiding bedrijfskunde in Ede, en de opleiding fysiologie aan de VU Amsterdam, heeft Jan-Willem Koster de controllersopleiding (RC) op Nyenrode afgerond. Zijn interesse ligt in financiën en het verhaal achter de cijfers. Voordat Koster ging werken bij IJsselheem heeft hij meerdere jaren in de consultancy gewerkt.
Visie op management control
‘Hoe zorg je ervoor dat iedereen bijdraagt aan de doelen van de organisatie en hoe maak je duidelijk welke middelen daarvoor nodig zijn. Dat is voor mij hoe je management control zo simpel mogelijk uitlegt,’ aldus Koster. Volgens hem is management control uitermate belangrijk, in de zorg al helemaal. In de zorg is het vaak meer verkennend, ‘Het moet een aanleiding zijn om het gesprek met elkaar aan te gaan. Niet in de zin van: wat is goed of fout, maar meer als een vertrekpunt voor het gesprek. Ook omdat wij anders zijn dan bijvoorbeeld een afvalbedrijf. Bij een afvalbedrijf weten ze wat de route is en wanneer die ene container op die specifieke plek opgehaald moet worden. Dat kun je helemaal uitmeten. Maar wij hebben cliënten, en die willen we een mooie dag bezorgen. Dat is toch wel iets anders.’
Past control
Toen Koster 5 jaar geleden startte als business controller bij IJsselheem, bestond de functie daar nog niet. De organisatie zat in een transitiefase en is gaan werken met zelforganisatie. Dat heeft veel impact gehad. Ook de ondersteunende diensten moesten platter georganiseerd worden. Koster: “De managementfuncties in de ondersteunende dienst gingen er allemaal uit, dus toen ik hier kwam was er geen manager bedrijfsvoering. Er was nog wel een manager Finance, maar die functie werd ook opgeheven. De ondersteunende diensten vielen tijdelijk rechtstreeks onder de bestuurder. Het was een fase van zoeken naar houvast waarbij iedereen op zijn eigen manier het wiel aan het uitvinden was.
Present control
Sinds vorig jaar heeft IJsselheem een organisatorische draai gemaakt. Er is weer middenmanagement gekomen. IJsselheem heeft nu locatieregisseurs die zijn aangesteld om dicht bij de medewerkers te staan. ‘Dat maakt het voor ons als controllers een beetje makkelijker, omdat je iemand hebt die de boel een beetje kan overzien en die verschillende facetten met elkaar kan verbinden. Daar proberen we in onze informatievoorziening ook meer bij aan te sluiten,’ aldus Koster.
De principes van een zelfsturende organisatie staan bij IJsselheem nog wel steeds: mensen zijn verantwoordelijk voor hun eigen werk en proces. Koster: ‘Maar nu zit er wel iemand die dat kan faciliteren en die dichtbij staat. Dat is wel een belangrijk element, dat werd voorheen echt gemist.’ IJsselheem heeft in een paar jaar tijd flinke stappen gemaakt op het gebied van informatievoorziening. ‘De focus van managementinformatie en management control is veranderd,’ aldus Koster. ‘Zo zijn er op dit moment ook zorg- analisten, HR-analisten en een BI-afdeling.’
Robotisering
Momenteel is IJsselheem aan het experimenteren met robotisering. Dat moet helpen om de automatiseerbare taken uit de standaard werkprocessen te krijgen. ‘Er is sprake van vergrijzing en de zorgvraag zal toenemen. Tegelijkertijd neemt de beschikbaarheid van personeel juist af. Robotisering is noodzaak, maar het voelt nog steeds niet comfortabel om eraan te werken. Als je het nu niet oppakt, ben je straks te laat en kun je wel inpakken.
‘Robotisering is noodzaak, maar het voelt nog steeds niet comfortabel om eraan te werken’
Jan-Willem KosterWe moeten nu noodgedwongen wennen aan een situatie waarvan we wisten dat die kwam. Dat betekent dat we op een andere manier moeten gaan werken, ook door het inzetten van technologie. Dat vraagt tijd en aandacht. Je kunt niet zomaar een paar robots neerzetten en dan kan er een zorgmedewerker weg. Zo werkt dat niet,’ aldus Koster.
Geen vaste grond
De controllers bij IJsselheem hebben behoefte aan andere informatie. Ze willen verkennen, forecasten en analyses maken. Koster: ‘Dat is een ander soort behoefte en daar moeten we wel aan wennen. Want ook wij zijn nog wel van de diagnostische controls. Dat is comfortabel, lekker in de boekhouding kijken en op basis daarvan terugkijken. Dat geeft zekerheid, want dat is al gebeurd. In data en control houd je toch een beetje van die zekerheid, dat is ook de reden waarom er nog steeds zo veel op die manier gewerkt wordt.
Als je op de meer verkennende manier gaat zitten, heb je geen vaste grond meer onder je voeten. Dat vinden we minder prettig, maar toch zal je je op een gegeven moment op dat pad moeten begeven, want anders ben je te laat. Met name in de ouderenzorg. Als je dat niet nu al oppakt, dan ben je straks te laat en kun je wel inpakken.’
Management control en de toekomst
Volgens Koster worden technische oplossingen steeds belangrijker, met name het inzicht in waar je als organisatie mee bezig bent.
Koster: ‘Dus BI-oplossingen, maar ook de data die zo’n team genereert en de zorgaanbodanalist die daarmee aan de slag gaat. Wat voor patronen zien we bijvoorbeeld in het zorgverbruik? Of als een team een mix van cliënten heeft, hoe kan het dan dat het verzuim daar toeneemt? Of als er signalen zijn dat de interactie met familie heel moeilijk is, zien we dat financieel terug? De teams moeten inzicht krijgen in waar ze mee bezig zijn en wat de effecten zijn. Wij als bedrijfsvoering moeten alle relevante data bij elkaar houden om die inzichten te genereren voor die teams. Dat klinkt makkelijker dan het is, want het is een hele uitdaging. Maar als IJsselheem proberen we daar wel echt aan te werken. We gaan nu ook een onderzoeker aannemen die dat soort vragen ook echt zorginhoudelijk kan onderzoeken. Met de ouderenzorg zijn het ook vaak zelfstandige toko’s; als je een stukje uitzoomt zie je dat al die kleine organisaties het wiel zelf willen uitvinden.’