We kunnen nu meer systemen ontsluiten en meer informatie beschikbaar stellen
‘We kunnen nu meer systemen ontsluiten en meer informatie beschikbaar stellen’
Vanboeijen beantwoordt de ondersteuningsvraag van mensen met een verstandelijke beperking. De organisatie wil haar werk op een gedreven, sprankelende en vernieuwende manier doen, vanuit de circa 130 locaties, met name in Drenthe. Voordat Martijn Brouwer is gaan werken bij Vanboeijen, was hij werkzaam bij Solis (VVT) en
daarvoor als consultant. Zijn CPC en MSc zijn behaald aan de VU Amsterdam.
Visie op management control
Brouwer: ‘We leven in een tijd waarin de subsidieverstrekker meer aanvullende eisen stelt en waarin we steeds meer moeten vastleggen. Gelukkig is het vastleggen makkelijker geworden, net
zoals het makkelijker is om op allerlei manieren contact te houden. Daardoor vindt besturing soms op andere wijze plaats. Kijk alleen al naar de hoeveelheid extra overlegjes die er zijn, doordat alles digitaal kan.

‘Informatie werd alleen beschikbaar gesteld als je een vraag stelde aan de administratie of aan HR. Dan kreeg je een lijstje’
Nu kan ik in een half uur tijd online met een grote groep iets bespreken. Het is daardoor ook wel wat losser geworden, wat informeler. Maar het heeft ook een
lastige kant: in zo’n overleg kunnen mensen makkelijker afhaken. Ze zitten erbij maar
doen ondertussen wat anders. Dus hoe bereik je iedereen? Dat vraag ik mij dan wel eens af. Het is anders dan wanneer iedereen in een zaaltje bij elkaar zit en je geen schermpje voor je neus hebt. De uitdaging is om in deze tijd iedereen goed geïnformeerd te houden; ervoor te zorgen dat iedereen bij de benodigde informatie kan, ook het bestuur.’
Van Past naar Present
Brouwer vervolgt: ‘De organisatie Vanboeijen zat eerst heel anders in elkaar. Ik kwam binnen in een tijd dat de organisatie net uit een grote crisis kwam. In die crisis was er geen sprake van een Raad van bestuur, Raad van toezicht en management. Heel veel locaties leidden een soort van teruggetrokken bestaan en moesten zichzelf staande zien te houden. In 2016/2017, net een jaar voor mijn komst, is er door een crisisteam flink puin geruimd. Er is een aantal zaken op
poten gezet en in de jaren daarna is er verder gebouwd tot het punt waar we nu staan.’
Vanboeijen heeft in september 2021 nog een wijziging van de organisatiestructuur gehad, vertelt Brouwer.‘ We hadden eerst een bestuurder en twee directeuren, daaronder één manager bedrijfsvoering voor de zorg en daaronder zorgmanagers aan de ene kant en aan managers zoals ik aan de andere kant. Dat gaan we nu iets anders doen. Zo hebben we twee leden in de Raad van
bestuur en geen directeuren meer. In plaats daarvan hebben we nu drie sectormanagers die de zorgmanagers aansturen. In de praktijk bleek het gewoon een te grote span of control, om dat allemaal goed te kunnen aansturen. Daar hebben we dus nieuwe mensen op ingezet. Verder zijn we op dit moment bezig om onze besturingsfilosofie te schrijven. Dus er gebeurt hier zeker het nodige,’ aldus Brouwer.
Stap voorwaarts
‘Toen ik hier binnenkwam was net de uitrol van onze BI-tooling achter de rug. Dat was een grote stap voorwaarts. In de jaren daarvoor was er eigenlijk geen betrouwbare informatie voorhanden. Informatie werd op dat moment alleen beschikbaar gesteld als je een vraag stelde aan de administratie of aan HR, en dan kreeg je een lijstje. Je kon de context niet zien en je wist niet wat de peildatum was. Dat is nu veranderd. Sinds begin vorig jaar hebben wij nieuwe zorgcontrole en nieuwe uitvoering uitgerold via een moderner platform. Op die manier kunnen we meer systemen ontsluiten en meer informatie beschikbaar stellen. We kunnen straks zien hoeveel medewerkers een training gevolgd hebben. Dat hoeven we niet meer uit de bronsystemen te halen, omdat dat in een rapportage zit.’
Op weg naar future control
‘Als je vooruit wilt gaan kijken, dan betekent dat toch dat je eerst nog moet rapporteren. Daar moet je tijd in stoppen, extra tijd. De vastlegging van een administratie is heel helder, want iedereen heeft netjes zijn vinkjes gezet en iedereen gaat akkoord. Je kunt alles bij elkaar optellen en je krijgt er geen speld tussen, zelfs onze accountant niet. Maar met zo’n voorspelling wordt het anders. Dat wil je ook samen doen met de spelers die daar informatie over hebben. Misschien wil je dat wel van de planners en van de zorg horen. Je hebt een andere groep medewerkers of collega’s nodig, die daar samen aan werken. Maar daar moet dus ook tijd voor zijn.’
Management control en de toekomst
‘Management control maakt het voor mij mogelijk om te bepalen wat noodzakelijk is. Welke acties nodig zijn en welke vastleggingen wij zouden moeten doen, maar ook hoe we iedereen kunnen bereiken en hoe we ervoor kunnen zorgen dat ook iedereen dezelfde kant op gaat. Dat is niet alleen voor mij van belang, maar ook voor het bestuur en voor de sectormanagers. Formele management control is onmisbaar in onze organisatie met lagen, overleggen en verantwoordelijkheden. Daarnaast heb je natuurlijk de informele vorm, zoals de directeur die op de werkvloer rondloopt.’
Brouwer verwacht dat er in de toekomst steeds meer geautomatiseerd zal worden. ‘Dat zie je bij ons in de organisatie steeds meer. We rapporteren digitaal en daaruit halen we het persoonlijk plan voor de cliënt. Wat we natuurlijk niet kunnen zien, is of die zorg ook goed geleverd wordt en of cliënten daar tevreden over zijn. Dat moeten we dan toch weer nadrukkelijk gaan uitvragen. Het zou fijn zijn als dat vervolgens digitaal kan, dat daarvoor opties mogelijk zijn. Ik wil graag meer weten, meer uit zo’n systeem halen. De rapportages die er zijn nu zijn bestaan op dit moment gewoon uit een stuk tekst. Liever heb ik natuurlijk dat er scores gegeven worden. Een cliënt heeft vandaag wel of niet gegeten, dat hoef je niet in één zin te typen, dat kun je gewoon aanvinken. Dat zou mooie stuurinformatie zijn.
We zijn nu registratief en we kijken achteruit. We zijn geïnteresseerd in wat de kosten van uitzendkrachten zijn geweest over februari, maar intussen zitten we in april en wat hebben we geleerd? Vooruit kijken zou een mooie toevoeging zijn, maar daar gaat veel tijd in zitten. De vraag is of we die tijd hebben en of we die tijd ergens kunnen vrijmaken.’