Veel zorgorganisaties hebben data genoeg, maar geen sturingsinformatie. Controllers signaleren dat vier mensen met vier systemen vier verschillende antwoorden geven op dezelfde vraag. CP-FM helpt zorginstellingen de stap te zetten van losse databronnen naar sturingsinformatie waarop je kunt bouwen:
Wat is sturingsinformatie in de context van de langdurige zorg?
Sturingsinformatie is de vertaling van ruwe data (uit je ECD, HRM-systeem, financieel pakket en roostersysteem) naar betekenisvolle inzichten die helpen bij het nemen van beslissingen. Het gaat niet om het ophalen van cijfers, maar om het beantwoorden van de juiste vragen:
• Wijkt onze ZZP-bezetting af van de normatieve formatie? • Hoe ontwikkelt het PNIL-percentage zich per locatie, en wat is de impact op ons resultaat? • Is onze deskundigheidsmix in lijn met de zorgzwaarte van onze cliëntenpopulatie? • Hoe staat onze liquiditeitspositie er over drie maanden voor?
Deze vragen raken tegelijk aan productie, personeel en financiën. Dat maakt sturingsinformatie in de zorg fundamenteel anders dan in andere sectoren.
Het probleem: vier mensen, vier waarheden
Een veelgehoorde situatie bij zorginstellingen: de controller rapporteert op basis van Exact, de HR-manager trekt cijfers uit het HRM-systeem, de zorgmanager werkt met zijn eigen Excel en het bestuur ontvangt een geconsolideerde rapportage die drie weken oud is.
Gevolg: definitiediscussies. Is het ziekteverzuim berekend op FTE of op uren? Zijn uitzendkrachten meegenomen in de personeelsbezetting? Welke periode telt mee?
CP-FM lost dit op door alle definities eenmalig vast te leggen in een centraal datamodel. Gebaseerd op de ervaring van tientallen zorginstellingen zijn onze definities eenduidig en sectorspecifiek, zodat je organisatie een eindeloze definitiediscussie wordt bespaard.
De architectuur: van bronsysteem naar dashboard
CP-FM hanteert een beproefde architectuur voor de realisatie van sturingsinformatie:
-
Connectoren: gestandaardiseerde technische koppelingen naar je bronsystemen (Exact, ONS, SDB, Nedap, AFAS, en andere)
-
Datawarehouse: alle ruwe data wordt via een ETL-proces getransformeerd en opgeslagen in een gestructureerd datawarehouse op je eigen Microsoft-tenant
-
Datasets: per domein (productie, personeel, financieel, integraal) worden sectorspecifieke datasets gebouwd
-
Visualisaties: Power BI-dashboards met vooraf ingerichte analyses voor elf zorgthema’s: capaciteit, formatie, verzuim, PNIL, kwaliteit, incidenten, financieel, vastgoed en meer
Alle data blijft in je eigen Microsoft 365-omgeving. De Power BI-datasets en dashboards staan in je eigen tenant, jij behoudt volledige controle.
Elf zorgthema’s, één integraal beeld
CP-FM biedt een standaard rapportage-set als vertrekpunt, niet als eindstation. De thema’s die standaard beschikbaar zijn:
Productie & capaciteit: bezetting per locatie, ZZP-mix, afwijking van normatie, trend Formatie & roosters: FTE werkelijk vs. normatief, deskundigheidsmix, directe en indirecte uren Verzuim: verzuimpercentage, gemiddelde verzuimduur, meldingsfrequentie, benchmarkvergelijking PNIL: kosten uitzendkrachten en zzp’ers per locatie, trend, impact op resultaat Financieel: P&L per organisatieniveau, afwijking begroting, liquiditeitsprognose Vastgoed: bezettingsgraad, exploitatieresultaat per locatie Kwaliteit & incidenten: MIC-meldingen, cliënttevredenheid
Interne rapportages per team of locatie zijn rechtstreeks toegankelijk via de browser voor zorgmanagers, zonder dat de controller ze hoeft toe te sturen.
Dataveiligheid en compliance: ISO 27001 en NEN 7510
In de zorg zijn privacy en informatiebeveiliging niet onderhandelbaar. CP-FM’s aanpak voldoet aan de strengste eisen:
• ISO 27001 gecertificeerd voor het ontwerpen, adviseren en beheren van clouddiensten • NEN 7510 gecertificeerd voor informatiebeveiliging in de zorg • Data wordt verwerkt conform de BoZ-verwerkersovereenkomst 2022 • Geen data van individuele medewerkers of cliënten: uitsluitend geaggregeerde managementinformatie • Data opgeslagen op gesloten hardware zonder open internetkoppelingen (DMZ-architectuur)
Bij opdrachtverstrekking wordt de BoZ-verwerkersovereenkomst standaard meegeleverd.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is het verschil tussen een dashboard en sturingsinformatie? Een dashboard toont cijfers. Sturingsinformatie beantwoordt vragen. De combinatie van de juiste definities, de juiste context (norm, trend, benchmark) en de juiste ontvanger (bestuur, manager, zorgprofessional) maakt data tot sturingsinformatie.
Werkt het ook met ons bestaande ECD? Ja. CP-FM heeft connectoren voor de meest gebruikte ECD-systemen in de langdurige zorg, waaronder ONS (Nedap), SDB Zorg en andere. Koppeling verloopt via een gestandaardiseerd ETL-proces.
Kan Power BI ook worden gebruikt zonder Microsoft 365? Voor de volledige architectuur is een Microsoft 365-tenant vereist. Rapportages zijn beschikbaar via de Power BI-service of een ingesloten webomgeving.
Hoe lang duurt de implementatie van een dashboardoplossing? Een eerste dashboard-set is typisch binnen 6 tot 10 weken operationeel. Dit omvat koppeling van bronsystemen, inrichting van het datawarehouse en oplevering van de standaard rapportage-set. Uitbreidingen en maatwerk worden daarna iteratief toegevoegd.
Kunnen zorgmanagers zelf in het systeem werken? Ja. Interne rapportages per locatie of team zijn via de browser benaderbaar voor zorgmanagers. Ze hoeven niet bij de controller te zijn voor hun eigen informatie, dat is precies de bedoeling.