We willen dat de verandering een stevig fundament heeft
- WIJdezorg
Wijdezorg is een instelling die zich inzet voor persoonlijke zorg voor ouderen en andere zorgvragers. Dit doet de organisatie op 7 zorglocaties in het Groene Hart. Wijdezorg biedt alle zorg en verpleging die nodig is. Na haar studie op de Erasmus universiteit heeft Yvonne van Hulst-Huisman gewerkt bij een andere VVT, een fruitteler en bij een gemeente.
Visie op management control
‘Management control is in mijn ogen belangrijk, zonder controle loopt het fout. Dan weet je bijvoorbeeld al van te voren dat er meer wordt uitgegeven dan verantwoord is. Zonder management control houd je het niet lang vol. De vraag is daarbij: waar moet de verantwoordelijkheid liggen? Als ik zelf niet de beslissingen neem over waar het geld aan uitgegeven wordt, kan ik er ook niet verantwoordelijk voor zijn. Het is dan logisch dat die verantwoordelijkheid in de lijn wordt neergelegd, maar dat zijn vaak mensen met een zorgachtergrond. Die vinden dat weer lastig en daar ligt onze rol als controller; om ze daarbij te helpen.’
Past control
Van Hulst-Huisman vertelt: ‘Mijn voorganger deed alles zelf. Die maakte de post open en wist precies wat er gaande was. Hij maakte ook de begrotingen. Als een locatie iets wilde, dan vroegen ze aan hem: heb jij nog een potje? En hij wist altijd wel een potje te vinden, want hij gaf het budget gewoon niet aan de locaties. Hij bepaalde wat wel en niet gedaan werd. Dat ben ik toen helemaal anders gaan doen. Vlak na mijn komst werd er begonnen met de bouw aan de overkant, en hij mocht toen ook de eerste paal in de grond slaan. En het potje met geld is toen onder die paal gedaan, om het symbolisch in te graven.’
Present control
‘De organisatie was wel toe aan een omslag,’ aldus Van Hulst- Huisman. ‘Een belangrijke verandering is dat we nu iedere maand rapporteren. Ik zorg ervoor dat alle cijfers geboekt worden. Mijn voorganger boekte de cijfers niet en rekende ze alleen in Excel uit. Dan hoefde je aan het eind van het jaar ook geen correctieboeking te doen; hij deed gewoon in een keer de juiste boeking. Hij had het perfect onder controle, maar de verantwoordelijkheid is nu veel meer in de lijn neergelegd. Het is niet mijn geld, ik verdien het niet en ik geef het niet uit. Ik vertel alleen hoe het gaat. De locatie weet nu wat ze voor budget hebben, daar moeten ze ook zelf mee uit zien te komen. Natuurlijk helpen we daarbij, maar ze hoeven niet te vragen om iets extra’s. Het kan alleen als ze zelf ergens anders minder uitgeven. Wijdezorg is een kleine organisatie.
Dit betekent dat ik enerzijds met bestuurders samen strategisch moet gaan denken. En anderzijds moet ik ook met de zorgmanagers heel operationeel kijken of er iets bij kan. Soms bijt dat wel met elkaar. Iedereen zit best in zijn eigen bubbel, dat is de charme én het lastige van een kleinere organisatie.’
Op weg naar future control
Ik zou graag meer doen met future control, maar vind dat soms best ingewikkeld. Zelf vind ik het heel leuk om te doen, maar dat is natuurlijk geen goede reden om er een systeem voor aan te schaffen. Om het goed te doen is input nodig van de locaties. Ik weet wel waar ze mee bezig zijn, maar als het alleen mijn aannames zijn die ik erin stop, is de meerwaarde niet zo groot. Daar zit mijn worsteling, want ik wil het graag oppakken en mijn teamleider ook.
We hebben er ook verschillende workshops voor gevolgd, maar als wij de enige twee zijn is het lastig. Je moet natuurlijk ook de meerwaarde laten zien. Maar zeker nu, na corona, zijn we daar nog niet mee bezig geweest. We zijn aan het zoeken naar hoe we die omslag naar het vooruit kijken kunnen maken. De organisatie moet er wel klaar voor zijn, we wachten op het goede moment. Je wilt zo sterk mogelijk staan, want we willen dat de verandering een stevig fundament heeft. Dus op zich gaat het prima bij ons, maar we zien ook dat er in de toekomst best uitdagingen liggen.’
‘Het is niet mijn geld. Ik verdien het niet en ik geef het niet uit’
Management control en de toekomst
‘Ik zou wel meer richting Rolling Forecast willen en meer interactief willen gaan werken. Met vragen als: als we dit nu besluiten, wat doet dat over 5 jaar? Ik zou die doorkijk naar de toekomst graag willen, maar het is zoeken naar het moment waarop de organisatie zo ver is om dat te doen. Dat ik op de achtergrond hiermee bezig ben is één ding, maar ik denk dat je de managers in het proces niet te veel moet belasten. Ze vinden het leuk als ik het laat zien, maar niet als ze er zelf mee moeten werken. Ik hoop dus dat we in de toekomst meer kunnen doen met Rolling Forecast. Ik zou graag een systeem willen waar ik steeds dat plaatje zie. Als ik dan iets bijstel, aan een knop draai, dat je dan ziet waar we op uitkomen.’